工作邮件处理礼仪|OFS Volunteer Center · OFS 志愿者之窗 - 我们的自由天空公益助学项目组（OFS，桃李天）

只看楼主倒序阅读 0 发表于: 2013-02-01

1. 及时回复Email
   收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
    对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
    如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
    如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

    2. 进行针对性回复
    当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

    3. 回复不得少于10个字
    对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

    4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
    如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
    对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

    5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）
    如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了
    如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 .
    如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
    点击“回复全部”前，要三思而行！

    6. 主动控制邮件的来往
    为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用发送，抄送，密送。 N8nt2r<h
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人
1． To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5 ．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
6、转发邮件要突出信息

We should always be ready to give a helping hand to those who are in trouble, no matter who they are!

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whysunny

论坛版主

只看该作者 1 发表于: 2013-02-02

第一条！！！对方也能如此就好了！

闭目享受风般的自由

钢七连

支教志愿者

只看该作者 2 发表于: 2013-02-02

学习，马克。

天很小，其实很有缘；天很蓝，其实很精彩。

LePetitPrince

论坛版主

只看该作者 3 发表于: 2013-02-18

回 whysunny 的帖子

whysunny:第一条！！！对方也能如此就好了！[表情] (2013-02-02 12:54) uO]|YF

：）

We should always be ready to give a helping hand to those who are in trouble, no matter who they are!


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